◎楊汶斌律師
一、秘書處面臨之困境
本會秘書處會務人員自114年2月起由5位減少為4位，在審酌未來本會收入日漸減少及通貨膨脹導致各類支出上漲，而暫不新聘全時制會務人員補充人力空缺，以降低本會未來薪資項目支出。然而人力短缺搭配未減輕相關工作項目及流程，將造成現有會務人員工作事務增加，進而減損相關服務品質，爰依循理事長推動會務工作優化之目標，著手會務人員工作事務調整與簡化，並逐步完成事務標準流程建立，使會務人員能在工作與生活間取得平衡，降低未來會務人員新舊接替困難程度，保持本會在勞動力市場中聘用與留任人力之優勢。
二、對外協同工作商議調整
為達成上開目標，秘書處趁本屆新任理監事拜會各院檢及執行署時，提出與院檢關於閱卷程序及平民法服統計數據等，相關配合事務調整方案，期望能提前完成對外事務簡化之工作。目前最新商議事項如下【最終定案以公會最新公告為準】：
（一）臺灣臺南地方法院（下稱南院）對「律師閱卷程序中，就本會製作及填載之閱卷申請單（俗稱紅單）由會務人員送往各承辦股別之工作，將調整由院方閱卷室人員領取卷宗時一併交付各股別」之議題，南院於114年2月22日正面回覆本會，自114年3月1日起閱卷聲請程序改由南院閱卷室負責。有鑑於南院積極且正面之回應，認應將此事通知予本會會員周知南院對雙方互動之重視，並協助南院多加推廣律師線上閱卷系統，以減少紙本送單程序所耗費之人力與時間，回歸律師與法院雙方直接商議閱卷方法及時間，與其他法院閱卷走相同程序，亦使本會會員、律師助理或其他地區之律師在閱卷程序無需再注意南院閱卷方式與其他地區不同。
（二）臺灣臺南地方檢察署（下稱南檢）對「平民法律服務中心來詢民眾性別及總人數之統計數據」議題，已正面回應將洽詢統計數據收受單位之臺灣高等檢察署臺南檢察分署確認統計數據取得之實益性，若此統計數據無實際運用，將不再向本會索取統計數據，以降低會務人員因製作報表須加班處理之困境，亦可減少南檢收取服務數據並轉傳之工作，更可減輕來詢民眾填單資訊繁瑣困難與個資表態之窘境。
三、對內會務工作簡化
在會務工作優化調整方面，本會已開始調查會務人員手上工作項目及流程，請會務人員逐一記載工作中所需完成之順序、遭遇之困難及意義不明之項目或流程，並在每月秘書處會議中提出自身想法及希望調整之方向或方法，藉此彙整工作項目與流程製作之書面文件，成為會務人員工作依循之基礎，並篩選出可回歸予各委員會或社團之工作項目（此部分有賴副秘書長協助各委員會運行，詳細參看下篇），亦做為未來新舊會務人員接替之教材，更可為後續接任之理監事進一步協助會務人員調整工作之依據。
舉例來說，顧問證書製作是本會服務項目之一，然而顧問證書製作需會務人員在會務工作外抽空完成，難以滿足對時間上較急迫之會員，且對其他會員服務將有排擠效應（如登載閱卷聲請），造成服務品質下降，故而基於使用者合理付費之概念調整顧問證書收費，並提供套印檔案供急需製作顧問證書之會員在本會官網下載使用。
本會秘書處工作項目與內容繁雜，會務人員因工作事務增加，無法同時兼顧服務會員與整理工作內容流程，故對內會務工作優化調整，是以會務工作中之空檔緩步整理，會務優化調整工作預期在本屆理監事卸任前完成，使接續之後任理監事能更流暢運行會務。
四、小結
在面臨少子化、老年化造成勞動力市場變動及全國執業致會費收入銳減情況下，本處亦必須對此採取因應措施。考量服務會員能力與會務人員薪資支出，留才將是本處首要任務。對此，理事長在上任之初即指示秘書長辦理會務工作調整並獲得上開初步成果，以期現任會務人員能持續為會員提供優質服務，並使會務運作得以順利完成。